UFFICIO COMMISSIONE SCARTO DI ATTI DI ARCHIVIO
L’Ufficio “Commissione Scarto di Atti di Archivio”è un ufficio al servizio dei Dipartimenti, degli Uffici extradipartimentali, dei Municipi. Si occupa dei procedimenti di scarto degli atti, anteriori all’ultimo quinquennio, di cui si ritenga inutile l’ulteriore conservazione.
Il procedimento, come indicato nella circolare 3 ottobre 2005 del Segretariato Generale, si attiva in base alla proposta del direttore dell’Ufficio interessato. All’Archivio Capitolino è trasmesso l’elenco della documentazione proposta per lo scarto, redatto su apposito modulo, per essere sottoposto all’esame della Commissione Consultiva per lo Scarto di Atti di Archivio, prevista dall’art. 7 del Regolamento d’archivio (Delib. C.C. n. 225 del 1996).
Essa è composta da cinque membri: dal Segretario generale, che la presiede; dal direttore del IV Dipartimento “Politiche Culturali”; dal dirigente dell’Archivio Capitolino; dal direttore dell’Ufficio proponente (o da loro delegati) e da un funzionario dell’Archivio Capitolino che svolge anche la funzione di segretario.La Commissione potrà approvare o meno lo scarto, oppure sottoporlo a condizione (es. la conservazione di un campione significativo degli atti).
Il verbale della Commissione viene successivamente sottoposto dall’Archivio Capitolino al vaglio della Soprintendenza Archivistica per il Lazio che rilascia l’autorizzazione allo scarto (art. 21, co.1 lett. d del D. Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004).
Acquisita l’autorizzazione dell’organo statale, l’Archivio ne dà comunicazione al direttore dell’Ufficio proponente, che dovrà procedere ad adottare l’apposita determinazione dirigenziale di scarto. L’eliminazione degli atti sarà effettuata nel rispetto delle prescrizioni di cui al Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003), mediante cessione del materiale cartaceo in libero uso alla Croce Rossa Italiana ed il ritiro, per il macero, da parte della ditta sua referente. L’attestazione dell’avvenuto macero, unitamente a una copia della determinazione dirigenziale di scarto, dovrà pervenire, ad operazione completata, all’Archivio Capitolino: l’ultimo atto del procedimento di scarto è, infatti, la notificazione alla Soprintendenza Archivistica per il Lazio, da parte dell’Archivio Capitolino, dell’avvenuta eliminazione degli atti.
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Ufficio Commissione Scarto di Atti di Archivio
