UFFICIO ARCHIVI DI DEPOSITO E CORRENTI

L'Ufficio archivi di deposito e correnti fornisce consulenza tecnico-archivistica a tutte le strutture dell'Amministrazione Comunale in materia di organizzazione e gestione dei propri archivi.
Il servizio si esplica in diverse forme che vanno dalle semplici informazioni, fornite telefonicamente o via e-mail su quesiti specifici di normativa e tecnica archivistica, a ricognizioni in loco effettuate dagli archivisti nei depositi degli uffici comunali.
E' possibile richiedere la consulenza dell'ufficio per il coordinamento tecnico-scientifico degli incarichi di ordinamento di archivi dell'Amministrazione affidati a società di servizi archivistici o, più semplicemente per la predisposizione di progetti in tal senso.
Negli anni 2001-2005 l'ufficio ha lavorato ad un censimento della documentazione degli archivi di deposito dell'Amministrazione Comunale, finalizzatoa fornire un quadro della documentazione esistente e di quella da destinare alla conservazione permanente dopo mirati interventi di scarto, in modo da pianificare al meglio gli spazi necessari alla conservazione e alla fruizione pubblica degli atti dell'Amministrazione Capitolina.
Tra le varie attività dell’ufficio, si segnalano, inoltre, corsi di formazione specifica con cicli di lezioni sulla formazione e gestione degli archivi tenute ai Dipartimenti II (Risorse economiche), IV (Cultura) e VII (Mobilità e trasporti).
Nel settore degli archivi correnti l'ufficio fornisce indicazioni in materia di archiviazione degli atti amministrativi. Con l'informatizzazione del protocollo nella Pubblica Amministrazione e, a seguito dell'introduzione del protocollo web, sono stati tenuti corsi di formazione al personale di diverse macrostrutture per illustrare la recente normativa in materia di archiviazione; in particolare, si è collaborato con i dipartimenti II (Risorse economiche) e VII (Mobilità e trasporti) per la messa a punto di un nuovo titolario di classificazione e, per il primo, l'ufficio ha collaborato anche alla stesura del manuale di gestione dei flussi documentali, adottato a partire dal 2009. Di tale manuale è stato predisposto anche un cd illustrativo che il Dipartimento ha provveduto a mettere on line sulla propria rete interna.
Gli uffici comunali possono richiedere in ogni momento consulenza per organizzare il proprio sistema di classificazione degli atti in ambiente digitale.
Nello svolgimento delle proprie attività l'Ufficio Archivi di deposito e correnti agisce in stretta collaborazione con quello preposto agli scarti di atti d'archivio.